Thu ngân là 1 vị trí cực kì quan trọng, họ thực hiện công việc như quản lý biên lai/thu tiền mặt/séc/thẻ tín dụng của khách hàng khi khách hàng mua/ sử dụng hang hoá, dịch vụ.
Đồng thời họ cũng thực hiện những công việc như lưu sổ sách, tiến hành thanh toán bằng máy tính tiền hay những thiết bị điện tử khác.
Công việc chính của thu ngân đó là:
- Chào đón khách hàng
- Biết được quy trình thanh toán và làm việc với máy tính tiền.
- Kiểm tra hoá đơn (bill), in hoá đơn và thanh toán tiền cho khách hàng
- Đảm bảo quy trình thanh toán phải chính xác và nhanh chóng.
- Lập báo cáo thu nhập hằng ngày theo yêu cầu của kế toán.
- Bảo quản và giữ vệ sinh khu vực làm việc.
Sau đây tôi sẽ liệt kê 6 yêu cầu cơ bản để bạn có thể làm tốt vị trí thu ngân nhé
1) Trung thực:
Đây là đức tính cần thiết và quan trọng nhất đối với nghề thu ngân. Do tính chất công việc liên quan đến tiền (khá nhạy cảm) nên người chủ/quản lý rất cần người trung thực, không tham lam.
Ví dụ như vụ trộm tiền gần 400 triệu đồng của 1 shop giày ở TP.HCM.
Vụ việc xảy ra suốt từ tháng 3/2019, cho đến thời gian gần đây chủ shop mới phát hiện. Trước đó, tuy có dấu hiệu, hành động lạ, nhưng chủ shop tin tưởng nhân viên nên không truy cứu.
Trong suốt thời gian đó, những nhân viên này đã lấy cắp tiền của shop bằng nhiều thủ đoạn khác nhau như không dán mạc giá lên giày, lên giá sản phẩm, không bấm bill…và dùng số tiền đó để mua đồ ăn, quần áo, spa…
Nguyên nhân 1 phần là do chủ shop quá dễ, quá tin tưởng nhân viên, quản lý tiền bạc và giày không chặt chẽ dẫn đến nhân viên trộm tiền trong thời gian dài.
Có thể ban đầu bạn không có ý định trộm cắp, tuy nhiên khi rơi vào hoàn cảnh thuận lợi, cám dỗ và đứng trước 1 số tiền lớn, thì không ít người đã nảy sinh lòng tham.
Hoặc lúc đó bạn đang gặp khó khăn về tài chính, cũng dễ xảy ra hành động trộm cắp.
Vậy nên sự trung thực còn phụ thuộc vào cả bản lĩnh của bạn nữa.
Một ai đó chưa từng trộm cắp, không có nghĩa họ là người hoàn toàn trung thực. Chỉ là họ chưa gặp hoàn cảnh để thử thách bản thân mà thôi.
2) Cẩn thận, chu đáo, tỉ mỉ:
Công việc thu ngân còn phải làm những việc liên quan đến hoá đơn, sổ sách…nên sự chăm chỉ, chu đáo, tỉ mỉ là không thể thiếu được.
Sự tỉ mỉ và cẩn thận ngoài giúp cho bạn sắp xếp thông tin 1 cách ngăn nắp, rõ ràng, còn giúp bạn tránh được những nỗi đau kinh điển của nghề thu ngân, đó là *ĐỀN TIỀN*
3) Hiểu biết về sản phẩm/ dịch vụ:
Ngoài việc tính tiền ra thì thu ngân cần phải hiểu rõ về sản phẩm mà công ty/quán/shop của mình đang bán và các chương trình khuyến mãi, giảm giá để tư vấn thêm cho khách và thúc đẩy bán nhiều sản phẩm, tăng doanh thu hơn cho nơi mình làm việc.
Có như vậy quản lý/cấp trên sẽ đánh giá cao hơn về năng lực của mình.
4) Về cách nhận và trả tiền thừa. Phân biệt được tiền thật, tiền giả:
Khi nhận tiền/trả tiền của khách, thu ngân nên nói to rõ số tiền được nhận là bao nhiêu và trả lại cho khách bao nhiêu để thể hiện sự minh bạch, rõ ràng và chuyên nghiệp của mình.
Thu ngân là người chịu trách nhiệm về doanh thu trong quầy của mình, do vậy khi nhận tiền cần có kỹ năng phân biệt được tiền thật, tiền giả để tránh bị lừa gạt và phải đền khoản tiền bị lừa đó.
Cách kiểm tra như sau:
Soi tờ bạc trước nguồn sáng. Kiểm tra hình bóng chìm, dây bảo hiểm, hình định vị,…
*Ở tiền thật:
Hình bóng chìm:
Nhìn thấy rõ từ hai mặt, được thể hiện bằng nhiều đường nét tinh xảo, sáng trắng
Dây bảo hiểm:
Nhìn thấy rõ từ hai mặt, chạy dọc tờ bạc, có cụm số mệnh giá và chữ “NHNNVN” (hoặc “VND” – mệnh giá 10.000đ) tinh xảo, sáng trắng.
Ở mệnh giá 50.000đ, dây bảo hiểm ngắt quãng, có cụm số “50000”
Hình định vị:
Hình ảnh trên hai mặt khớp khít, tạo thành một hình ảnh hoàn chỉnh, các khe trắng đều nhau (nhìn thấy từ hai mặt).
*Ở tiền giả:
Hình bóng chìm không tinh xảo.
Các chữ, số trên dây bảo hiểm không rõ ràng, không sắc nét; một số trường hợp không có yếu tố này.
Hình định vị không khớp khít, các khe trắng không đều nhau.
Có 1 điều là: khi vào giờ cao điểm hoặc khách chờ thanh toán quá đông, bạn cũng không có quá nhiều thời gian để kiểm tra đâu.
Tuy nhiên có hiểu biết để phân biệt cũng là 1 điểm cộng trong nghề. Đôi khi lại giúp bạn tránh được những “tai nạn” ngoài ý muốn.
5) Có khả năng chịu được áp lực và xử lý tình huống bất ngờ:
Công việc thu ngân khá căng thẳng và áp lực lớn khi phải tiếp xúc nhiều với khách hàng và quản lý doanh thu tại quầy của mình.
Thu ngân phải giữ được thái độ bình tĩnh khi có tình huống bất ngờ xảy ra để giải quyết và luôn phải vui vẻ, niềm nở với khách hàng.
Ví dụ có nhưng tình huống bất ngờ xảy ra như:
- Khách quen đem thiếu tiền
- Trẻ em làm vỡ đồ
- Thẻ ATM của khách không quẹt được
- Khách dùng voucher khuyến mãi bị hết hạn…
Thì những tình huống như vậy bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Và mỗi nơi làm việc sẽ có những cách xử lý riêng ở các tình huống trên, tuy nhiên bạn nên ứng xử 1 cách khéo léo để không gặp phải những điều rắc rối hay ít nhất là 1 ngày làm việc tồi tệ.
Và vào những giờ cao điểm hay lễ tết thì lượng khách hàng sẽ cao hơn, do vậy thu ngân phải cẩn thận, bình tĩnh để tính tiền cho khách.
Nếu tinh thần không vững – hay bị rối thì rất dễ tính nhầm tiền, gây phiền cho khách và bản thân phải đền khoản tiền bị nhầm nữa.
6) Một số kỹ năng còn lại:
Theo tôi đây là những kỹ năng không bắt buộc phải có, tuy nhiên nếu có sẽ giúp tác phong của bạn chuyên nghiệp và công việc thuận lợi hơn.
- Có khả năng giao tiếp với khách hàng
. Về cách ăn nói, cử chỉ phải nhỏ nhẹ, niềm nở, ân cần với khách có như vậy khách mới thấy được sự thận thiện, chuyên nghiệp về cách ứng xử của mình.
. Về ngôn ngữ hình thể - khi nhận tiền/đưa hoá đơn hay đưa bất kì những cái khác cho khách, thì mình phải lịch sự đưa 2 tay cho khách nhé.
. Hiện tại các công ty/shop/quán ăn – nhà hàng, có yêu cầu thêm ngoại ngữ giao tiếp, nếu bạn biết ngoại ngữ sẽ là 1 lợi thế trong việc tìm việc làm và nâng cao được khả năng giao tiếp ngoại ngữ của mình.
- Sử dụng thận trọng và thành thạo các phần mềm bán hàng
Hiện nay việc thanh toán tiền đều sử dụng các thiết bị hỗ trợ như máy tính, máy pos có sử dụng các phần mềm bán hàng, bao gồm việc nhập sản phẩm/order và tính tiền…
Người xưa có câu *Trăm hay không bằng tay quen*
Là để nói lên người hay, người giỏi về lý thuyết không thể nào bằng người thực hành thường xuyên, thành thạo được.
Do vậy người thu ngân phải sử dụng cẩn thận, thành thạo để tránh sai sót, nhầm lẫn dẫn đến bồi thường.
Và đồng thời cũng thể hiện tác phong chuyên nghiệp của mình trong công việc.
- Có tinh thần đồng đội, làm việc nhóm
Nhân viên thu ngân thường phải trực suốt ở quầy của mình, không được bỏ đi khỏi vị trí.
Còn những lúc vắng khách thì thu ngân có thể làm các việc khác như sắp xếp quầy hàng, phục vụ…
Do đó các bạn nên hoà đồng, hợp tác, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau những lúc cần thiết và khó khăn để cùng nhau hoàn thành tốt công việc nhé.
Thì trên đây là 6 kỹ năng và tố chất cần có để làm tốt vị trí thu ngân.
Có được 6 yếu tố này chắc chắn bạn sẽ là 1 người thu ngân chuyên nghiệp, rất được sự tín nhiệm của chủ/quản lý.
Ngoài ra bạn cũng có nền tảng về kỹ năng, kiến thức để học lên kế toán nữa đó.
Hi vọng sẽ giúp ích được cho các bạn khi đã, đang muốn làm vị trí thu ngân nha.
