Có nhất thiết phải tham gia tất cả các cuộc họp hay không?

Nếu bạn có một danh sách những công việc cần làm dài dằng dặc, và một danh sách tương tự cho những cuộc họp. Tất nhiên bạn phải đi họp và việc của bạn thì vẫn chưa làm xong. Bạn sẽ quyết định họp hay không họp (dĩ nhiên còn phụ thuộc vào mức độ quan trọng của cuộc họp) ?

Việc họp lúc nào cũng ngốn nhiều thời gian của bạn, do vậy bạn cần phải loại bỏ những cuộc họp vô ích đối với mình càng nhiều càng tốt.

Bạn hãy nhớ lại về những buổi họp gần đây mà bạn đã tham gia. Có khi nào bạn ước mình đừng tham gia không, hoặc ước ai đó trả lại thời gian đã bỏ ra để họp của bạn không?

 

Việc bỏ thời gian để ngồi nghe những cuộc họp chẳng liên quan gì đến công việc của bạn hay những cuộc họp chung 1 chủ đề cứ lặp đi lặp lại khiếm bạn cảm thấy buồn ngủ và nhàm chán thì có nên hay không?

Có cách nào để họp hiệu quả không?

Có chứ, nhưng hiếm lắm. Một cuộc họp chỉ hiệu quả khi ý tưởng được truyền đạt và đồng thuận nhanh hơn thông qua email, điện thoại hay đã được bàn bạc trước đó. Một cuộc họp hiệu quả chỉ khi có mục đích rõ ràng (càng ngắn gọn càng tốt) và đề ra phân công công việc cụ thể khi kết thúc.

Vậy thay vì phải họp một cuộc họp không hiệu quả thì tốt nhất bạn nên dành thời gian đó cho công việc của mình bằng những cách khôn khéo như sau:

1. Đừng lên lịch họp khi không cần thiết

Nếu như bạn là sếp hoặc là người có trách nhiệm lên lịch họp, bạn có quyền "xóa sổ" những cuộc họp không cần thiết đi. Hãy thử một ngày không phải họp và làm việc qua email cho cùng một mục đích, một chủ đề đi bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian tập trung làm các công việc hoặc dự án hơn là ngày nào cũng ngồi nghe những cuộc họp cứ lặp đi lặp lại hoặc không có ý nghĩa gì hết. Bạn có hay tham dự những cuộc họp để được cập nhật tiến độ công việc không? Nếu có, hãy yêu cầu nhân viên/trợ lý tổng hợp và cập nhật thông tin tại một thời điểm cụ thể trong ngày. Bằng cách này, bạn đã có thể chuẩn bị nội dung để "họp" thật nhanh mà vẫn nắm bắt được tiến độ công việc.

2. Tập làm việc qua email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp

Hãy để chế độ làm việc mặc định của bạn là bằng email. Nếu có ai đó muốn lên lịch họp, hãy yêu cầu người đó gửi cho bạn trước nội dung và danh  sách câu hỏi cần trao đổi trong cuộc họp. Hoặc bạn có thể nói chuyện với người đó qua điện thoại để biết tình hình trước. Nếu không được thì biện pháp cuối cùng là một cuộc họp hai bên đứng trao đổi với nhau trong vòng 5 phút để bạn có thể chuẩn bị trước cho nó 1 cách nhanh chóng, không làm mất nhiều thời gian khi họp. Đừng hẹn họp theo kiểu uống cà phê hay ăn trưa vì phần lớn thời gian là tán gẫu nhiều hơn. Khi bạn nói chuyện qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, hãy vào thẳng vấn đề: Mục đích là gì? Việc cần làm là gì? Chúng ta cần đạt được gì? Ai sẽ phụ trách việc gì?

3. Hủy những cuộc họp không quan trọng và cần thiết đối với mình

Nếu bạn không phải là sếp, bạn sẽ có thể không kiểm soát được lịch họp. Do đó, bạn hãy xin vắng mặt cuộc họp bằng cách liệt kê ra những công việc và thời hạn hoàn thành để sếp biết bạn sẽ không thể tham gia được. Nếu như sếp không đồng ý thì bạn hãy yêu cầu kéo dài thời hạn công việc.

4. Họp theo lịch vạch ra trước

Trước cuộc họp, hãy yêu cầu xem qua nội dung sẽ được thảo luận. Sau đó bạn hãy cố gắng hoàn tất những việc trong kế hoạch này trước buổi họp. Ví dụ, nếu một cuộc họp nhằm để thảo luận về một báo cáo, hãy đọc kỹ báo cáo, ghi chú câu hỏi/nhận xét và đề xuất những việc cần làm sắp tới ở cuối file. Bạn gửi file này cho sếp và thông báo rằng bạn đã làm xong những gì cuộc họp yêu cầu, và muốn tập trung cho dự án khác. Hãy làm cho việc bạn có mặt tại buổi họp là không cần thiết.

5. Kỹ thuật "chó con" (puppydog) của Tim Ferriss

Tim Ferriss, tác giả quyển Tuần làm việc 4 giờ, khuyên bạn nên dùng kỹ thuật bán hàng của nhân viên cửa hàng bán thú cưng để "thoát" họp. Lúc đầu, kỹ thuật này được nhân viên bán chó con áp dụng. Nếu khách hàng vẫn còn đang phân vân không biết có nên mua chó con hay không, nhân viên sẽ gợi ý họ thử mang chó con về nhà. Nếu họ không thích thì có thể đem trả lại. Nhiều khách hàng đồng ý đem chó về nhà, và rất ít người trả chó lại. Tương tự, hãy thử hỏi sếp xem bạn có thể không cần họp một lần nào đó vì bạn có việc gấp cần hoàn tất. Lưu ý là bạn chọn việc nào mà sếp không thê từ chối được. Dần dần sếp sẽ nhận ra bạn không cần họp nhiều và bạn làm việc hiệu quả hơn khi bạn ít hoặc không tham gia họp.

6. Làm việc ở nhà

Nếu có thể, hãy xin phép sếp để bạn làm việc ở nhà một vài lần và bạn có thể tránh được nhiều buổi họp không cần thiết, nhưng bạn phải đảm bảo rằng bạn làm việc hiệu quả tại nhà hơn là tại văn phòng. Đó cũng là một cách từ chối tham gia các cuộc họp cũng rất hiệu quả.

7. Hoàn thành tốt công việc kèm kết quả ấn tượng

Nếu như bạn "thoát" được một cuộc họp, bạn phải làm việc cực kỳ hiệu quả, đặc biệt là những việc quan trọng. Cố gắng làm việc gấp nhiều lần so với những người tham dự cuộc họp đó.

Khi sếp bạn kế thúc cuộc họp, hãy trình cho sếp xem bạn đã hoàn thành báo cáo hoặc dự án quan trọng để chứng minh bạn làm việc siêu hiệu quả khi không phải đi họp. Nếu lặp lại được nhiều lần, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với sếp và bạn sẽ dần dần được ra khỏi "bảng phong thần" họp hành.

Đó là những gì mình muốn chia sẻ với các bạn.

Hi vọng sau khi đọc xong bài viết này các bạn có thể dành thời gian cho công việc hiệu quả hơn cũng như cách đối mặt với những cuộc họp không cần thiết để sử dụng thời gian của mình tốt nhấtn.

Cảm ơn các bạn!